Focos de atención
Auxiliar administrativo, Asistente administrativo, Asociado administrativo, Coordinador administrativo, Secretario administrativo, Especialista administrativo, Asistente administrativo ejecutivo, Asistente ejecutivo, Secretario ejecutivo, Auxiliar de oficina.
Las secretarias y auxiliares administrativas realizan tareas rutinarias de oficina y organización.
Las secretarias y auxiliares administrativas suelen hacer lo siguiente:
- Atender los teléfonos y tomar mensajes o transferir llamadas
- Programar citas y actualizar calendarios de eventos
- Organizar reuniones de personal
- Gestión del correo entrante y saliente y de los faxes
- Preparar notas, facturas o informes
- Editar documentos
- Mantener bases de datos y sistemas de archivo
- Llevar una contabilidad básica
Las secretarias y auxiliares administrativas ayudan a que una organización funcione con eficacia. Utilizan programas informáticos para crear hojas de cálculo, gestionar bases de datos y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con proveedores, comprar suministros y gestionar almacenes o bibliotecas corporativas. Las secretarias y auxiliares administrativas también utilizan videoconferencias y otros equipos de oficina. Las tareas específicas varían en función de la experiencia, el cargo y la especialidad.
Los siguientes son ejemplos de tipos de secretarias y auxiliares administrativas:
Las secretarias ejecutivas y las asistentes administrativas ejecutivas prestan apoyo de alto nivel a una oficina y a los altos ejecutivos de una organización. A menudo asumen responsabilidades complejas, como la revisión de documentos entrantes, la realización de investigaciones y la preparación de informes. Algunos también supervisan al personal administrativo.
Los secretarios jurídicos y los asistentes administrativos deben conocer la terminología y los procedimientos jurídicos. Preparan citaciones, demandas, mociones, emplazamientos y otros documentos jurídicos bajo la supervisión de un abogado o un asistente jurídico. También revisan revistas jurídicas y ayudan en la investigación jurídica, por ejemplo, verificando citas y citas en escritos jurídicos.
Los secretarios médicos y los auxiliares administrativos transcriben dictados y preparan informes o artículos para médicos o científicos. También elaboran historiales médicos sencillos de los pacientes, organizan su hospitalización o tramitan los pagos a las compañías de seguros. Los secretarios médicos y auxiliares administrativos deben estar familiarizados con la terminología y los códigos médicos, los historiales médicos y los procedimientos hospitalarios o de laboratorio.
Las secretarias y auxiliares administrativas, excepto jurídicas, médicas y ejecutivas, forman la mayor subcategoría de secretarias y auxiliares administrativas. Se encargan de actividades administrativas en oficinas de casi todos los sectores de la economía, incluidos los centros de enseñanza, la administración pública y las empresas privadas. Por ejemplo, las secretarias de los centros escolares suelen encargarse de la mayor parte de las comunicaciones entre padres, alumnos, comunidad, profesores y administradores escolares. Programan citas, reciben visitas y llevan el registro de los alumnos.
Capacidad para tomar decisiones. Las secretarias y auxiliares administrativas suelen priorizar tareas y tomar decisiones en nombre de sus empleadores, por lo que el buen juicio es esencial.
Habilidades interpersonales. Las secretarias y auxiliares administrativas interactúan con clientes, usuarios o personal. Deben comunicarse con eficacia y ser corteses al interactuar con los demás.
Capacidad de organización. Las secretarias y auxiliares administrativas mantienen en orden archivos, carpetas y horarios para que una oficina funcione con eficacia.
Capacidad de redacción. Las secretarias y auxiliares administrativas redactan memorandos y correos electrónicos cuando se comunican con directivos, empleados y clientes. Por eso deben tener buena gramática, garantizar la precisión y mantener un tono profesional.
- Secretarios y auxiliares administrativos, excepto juristas, médicos y ejecutivos
- Secretarios médicos y auxiliares administrativos
- Secretarias ejecutivas y asistentes administrativas ejecutivas
- Secretarios jurídicos y auxiliares administrativos
Algunos colegios comunitarios y escuelas técnicas ofrecen cursos o programas en diversos campos del secretariado y la asistencia administrativa. Por ejemplo, los cursos o programas sobre procedimientos de oficina se centran en el trabajo en un entorno empresarial; los de terminología y prácticas específicas de la industria preparan a los estudiantes para trabajos como secretarios médicos y jurídicos. Las agencias de colocación temporal también pueden ofrecer formación en procesamiento de textos, hojas de cálculo y software de bases de datos.
Normalmente no se exige una licenciatura para ser secretaria o auxiliar administrativa. Sin embargo, algunos de estos trabajadores tienen un título en un campo como los negocios, la educación o las comunicaciones. Es posible que las empresas prefieran contratar a candidatos para puestos de secretaria ejecutiva y asistente administrativa ejecutiva que hayan realizado algunos cursos universitarios o tengan una licenciatura.
Las secretarias y auxiliares administrativas suelen adquirir sus conocimientos mediante una formación en el puesto de trabajo que dura unas semanas. Durante este tiempo, aprenden los procedimientos administrativos, incluida la preparación de documentos. Los secretarios y auxiliares administrativos médicos y jurídicos pueden formarse durante varios meses para aprender la terminología y las prácticas específicas del sector.
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