Focos de atención
Gestor administrativo, administrador de oficina, coordinador de oficina, supervisor de oficina, asistente ejecutivo, director de operaciones, director de oficina
Sea cual sea su misión, todas las organizaciones son complicadas y requieren la realización puntual de un millón de tareas diferentes "entre bastidores". La mayoría de las organizaciones tienen al menos una persona dedicada a estas funciones administrativas: un Director de Oficina.
Los Directores de Oficina ayudan a garantizar que las funciones de oficina se lleven a cabo sin problemas y con eficacia. Pueden realizar tareas administrativas o presupuestarias, o gestionar cuestiones de recursos humanos y operaciones relacionadas con las instalaciones. Por lo general, se coordinan con numerosos departamentos y a menudo actúan como una especie de eje centralizado para muchos procesos y proyectos.
Su función les obliga a llevar muchos sombreros, pero los directores de oficina eficaces consiguen que las cosas se hagan y desempeñan un papel importante en la configuración de la cultura y el clima del lugar de trabajo. Su capacidad para prever y prevenir problemas, adaptarse a los cambios y organizar los flujos de trabajo influye en el éxito de la organización mucho más de lo que se cree.
- Mantener el rumbo de las tareas organizativas
- Trabajar con un amplio abanico de departamentos diferentes
- Contribuir a mejorar el entorno laboral
Horario de trabajo
- Los directores de oficina trabajan a jornada completa, normalmente en interiores durante el horario laboral normal.
Tareas típicas
- Gestionar y coordinar las tareas administrativas generales y organizativas
- Redactar, enviar, recibir y responder a la correspondencia de oficina, según sea necesario.
- Procesar el correo entrante y saliente y las entregas
- Gestionar/desviar las llamadas entrantes o ayudar a la recepcionista en la gestión de llamadas.
- Llevar un registro de los inventarios de suministros; reordenar/reabastecer cuando sea necesario.
- Utilizar bases de datos para introducir y recuperar datos y ejecutar informes.
- Supervisar los procesos de adquisición de TI
- Crear sistemas de archivo de gestión de registros físicos y digitales; garantizar la adecuada salvaguarda de la información sensible.
- Ayuda con el calendario, la organización de viajes y alojamiento, el reembolso de gastos, etc.
- Gestión de los presupuestos de la oficina; seguimiento y previsión de los gastos; verificación de las compras con tarjeta de crédito y conciliación de los extractos de facturación mensuales.
- Reservar y preparar salas para reuniones. Garantizar que los equipos estén probados y listos para su uso (como altavoces, micrófonos, ordenadores portátiles, proyectores, punteros para presentaciones y otros equipos informáticos o audiovisuales).
- Ayudar en la planificación de actos organizativos, incluido el pedido de catering suficiente, o el envío de permisos de aparcamiento y la facilitación de indicaciones a los asistentes externos, etc.
- Establecer contratos con vendedores y proveedores de servicios; revisar la exactitud de las facturas.
- Supervisar los trabajos de mantenimiento de las instalaciones y los jardines; garantizar que se distribuyen y respetan las políticas de seguridad en el lugar de trabajo.
- Aplicar los procedimientos de seguridad física y de seguridad de la oficina, como los planes de respuesta a incendios y emergencias.
Responsabilidades adicionales
- Redactar y revisar las políticas y procesos generales y específicos de la oficina.
- Ayudar en la selección, entrevista y contratación de nuevo personal.
- Supervisar al personal pertinente; proporcionar formación e información de retorno
- Establecer horarios; aprobar permisos retribuidos; resolver conflictos interpersonales.
- Escuchar las preocupaciones de los empleados y ayudarles a encontrar soluciones
- Ayudar a los empleados con las reclamaciones de indemnización de los trabajadores, según sea necesario.
Habilidades blandas
- Precisión
- Adaptable
- Atención al detalle
- Habilidades de comunicación
- Confidencialidad
- Servicio de atención al cliente
- Orientado al detalle
- Independiente
- Iniciativa
- Capacidad de liderazgo y supervisión
- Metódico
- Multitasking
- Monitorización
- Organizado
- Paciencia
- Resolución de problemas
- Fiable
- Programación
- Buen juicio y toma de decisiones
- Gestión del tiempo
Habilidades técnicas
- Presupuestos y seguimiento financiero
- Principios de gestión de instalaciones
- Seguridad general contra incendios y respuesta de emergencia
- Gestión de recursos humanos
- Control de existencias
- Adquisición de TI
- Conocimiento de los procedimientos de gestión de oficinas
- Dominio de programas y equipos ofimáticos (ordenadores, impresoras, escáneres, fotocopiadoras, teléfonos multilínea, equipos audiovisuales y de presentación).
- Gestión de archivos
- Empresas de construcción e ingeniería
- Centros de convenciones
- Empresas
- Instituciones educativas
- Instituciones financieras
- Agencias gubernamentales
- Hoteles
- Despachos de abogados
- Medios de comunicación y editoriales
- Instalaciones médicas
- Sin ánimo de lucro
- Empresas privadas
- Agencias inmobiliarias
- Instalaciones recreativas
- Organizaciones religiosas
- Instituciones de investigación
- Comercios minoristas
- Pequeñas empresas y nuevas empresas
- Empresas de transporte y servicios públicos
Imagínese una oficina que funcione eficazmente, con correos electrónicos puntuales y reuniones bien coordinadas. En el centro está el Director de Oficina, el eje que hace malabarismos con múltiples funciones, desde la administración hasta la informática. Y aunque el trabajo puede conllevar mucho estrés, no siempre va acompañado del mismo reconocimiento.
Se espera de los directores de oficina que guíen los procesos y las tareas, gestionen equipos diversos y mantengan todo unido... ¡a menudo sin que nadie se dé cuenta de lo vital que es su papel!
Tienen que ser flexibles y estar preparados para afrontar nuevos retos sin mucho tiempo de preparación. Cuando las cosas no salen según lo previsto, el Director de Oficina puede tener que trabajar hasta tarde o acudir el fin de semana para volver a poner en marcha un proceso o proyecto.
En el cambiante mundo de la gestión de oficinas, mantenerse al día es vital. La gestión del trabajo a distancia es una tendencia importante, ya que gran parte de la mano de obra estadounidense trabaja ahora desde casa. Los directores de oficina se han adaptado para supervisar a los equipos remotos y asegurarse de que los trabajadores cumplen con sus tareas sin perder la motivación.
La IA y otras herramientas de automatización están revolucionando el modo en que se gestionan innumerables tareas, lo que mantiene ocupados a los directores de oficina mientras aprenden, implementan y forman a otros en estos nuevos métodos de hacer las cosas.
Mientras tanto, en todos los sectores se hace cada vez más hincapié en las prácticas sostenibles, por lo que los directores de oficina intentan ayudar a las organizaciones a prescindir del papel en la medida de lo posible. Estas son solo algunas de las tendencias que afectan a esta dinámica profesión.
Los directores de oficina suelen ser personas muy organizadas, capaces de realizar varias tareas a la vez y de mantener la concentración. Pueden desarrollar estas habilidades desde una edad temprana, quizás a través de actividades escolares o debido a que se les asignan responsabilidades y tareas en casa. Suelen tener grandes dotes de liderazgo y gestión, que pueden desarrollar a través de actividades extraescolares como la práctica de deportes de equipo, por ejemplo.
- Por lo general, los directores de oficina deben tener al menos el título de bachillerato o equivalente. No es necesario tener un título para todos los puestos, pero puede ser útil para destacar entre la competencia.
- Una sólida combinación de experiencia laboral relevante y créditos académicos puede ser la mejor apuesta para optar a un puesto de Director de Oficina.
- Algunos trabajadores pueden completar un programa certificado de Administración y Tecnología de Oficina, o tomar clases de administración de empresas e informática en un colegio comunitario.
- Dependiendo del sector en el que se encuentre la oficina, las especialidades de la licenciatura pueden incluir administración pública o de empresas, administración de servicios sanitarios, gestión de recursos humanos, gestión hotelera, educación, estudios paralegales o sistemas de gestión de la información.
- Las clases comunes de nivel universitario pueden incluir:
- Contabilidad
- Escritura comercial
- Gestión del cambio
- Resolución de conflictos
- Temas de diversidad, equidad e inclusión
- Aspectos esenciales del servicio al cliente
- Ciberseguridad
- Habilidades de comunicación eficaz para directivos
- Aspectos esenciales de la gestión de recursos humanos
- Fundamentos del liderazgo
- Planificación de eventos
- Preparación para emergencias
- Dinámica organizativa
- Desarrollo personal
- Aspectos básicos de la gestión de proyectos
- Gestión de archivos
- Gestión de las relaciones con proveedores y vendedores
- Creación de equipos
- Certificaciones opcionales como:
- ARMA - Profesional de la gobernanza de la información
- Institute of Certified Records Managers - Gestor documental certificado
- International Facility Management Association - Profesional de la gestión de instalaciones y gestor certificado de instalaciones
- Busque un programa que ofrezca suficientes cursos especializados relacionados con el suelo y su conservación
- Considere el coste de la matrícula, los descuentos y las oportunidades de becas locales (además de la ayuda federal)
- Piensa en tu horario y flexibilidad, cuando decidas si te inscribes en un programa presencial, online o híbrido
- Averigüe el historial académico y laboral de los profesores. Revise sus investigaciones y escritos actuales, y vea los premios que pueden haber recibido o los logros por los que son conocidos.
- Echa un vistazo a los índices de graduación, las estadísticas de colocación laboral y las actividades de los antiguos alumnos.
- En el instituto, apúntate a clases de inglés, oratoria, comunicación, contabilidad y finanzas e informática.
- Participa en actividades extraescolares en las que puedas adquirir experiencia en gestión de proyectos y desarrollar habilidades de trabajo en equipo y liderazgo.
- Busca prácticas relacionadas con la oficina, trabajos a tiempo parcial o proyectos de voluntariado mientras estés en la universidad. Cualquier experiencia que puedas adquirir te será útil más adelante.
- Solicite una entrevista informativa con un Director de Oficina en activo de su zona.
- Si no quieres cursar una licenciatura completa, considera la posibilidad de asistir a clases en un colegio comunitario.
- También puedes hacer algunos cursos en línea de Udemy, Skillshare, LinkedIn Learning, Coursera u otros sitios.
- Busque temas relacionados con la oficina, como contabilidad, redacción, gestión del cambio, resolución de conflictos, DEI, atención al cliente, ciberseguridad, gestión de recursos humanos, liderazgo, planificación de eventos, preparación para emergencias, gestión de proyectos, gestión de registros, relaciones con proveedores, etc.
- Elabora un currículum vitae de trabajo para hacer un seguimiento de tus logros laborales y académicos.
- Únase a organizaciones profesionales para aprender, compartir, hacer amigos y ampliar su red de contactos (consulte nuestra lista de Recursos > Sitios web).
- Anota los nombres y datos de contacto de las personas que puedan servirte de referencia más adelante.
- Tendrás que adquirir experiencia en un entorno de oficina antes de conseguir un puesto de directivo. Considera la posibilidad de solicitar puestos de recepcionista, auxiliar administrativo, asistente jurídico, empleado de introducción de datos, archivero, asistente de compras o director de recursos humanos.
- Consulta portales de empleo como Indeed.com, LinkedIn, Glassdoor, Monster, CareerBuilder, SimplyHired, ZipRecruiter y USAJOBS.
- Tome nota de las palabras clave importantes en las ofertas de empleo. Inclúyalas en su currículum y cartas de presentación
- Jobscan ofrece una lista de las mejores habilidades para el currículum de Office Manager que se pueden añadir, como:
- Atención al detalle
- Contabilidad
- Presupuestos
- Calendario
- Comunicación
- Resolución de conflictos
- Gestión de existencias
- Facturación
- Planificación
- Gestión de archivos
- Gestión de proveedores
- Consulta ejemplos de currículos de directores de oficina y busca en Internet ejemplos de preguntas para entrevistas.
- Comunica a todos los miembros de tu red profesional que estás buscando trabajo
- Considere la posibilidad de trasladarse a un lugar donde haya más ofertas de empleo.
- Pregunta a tus profesores universitarios, antiguos supervisores o compañeros de trabajo si están dispuestos a servirte de referencias personales. No facilites sus datos personales sin autorización previa.
- Haz simulacros de entrevistas con el centro de orientación profesional de tu centro de estudios o con tus amigos, así te sentirás preparado y más relajado durante las entrevistas reales.
- Vístase adecuadamente para las entrevistas y demuestre su entusiasmo y conocimiento del sector.
- Infórmese todo lo que pueda sobre el posible empleador antes de acudir a la entrevista.
- Demostrar independencia, integridad y liderazgo
- Colaborar con otros departamentos para intercambiar información e ideas
- Céntrate en dominar tus funciones principales y auxiliares. Cuando todo funcione bien y con eficacia, ofrécete voluntario para un proyecto o tarea que suponga un reto y que no forme parte de tus tareas habituales.
- Busque siempre áreas en las que puedan introducirse mejoras en los flujos de trabajo actuales.
- Desarrollar su competencia en los programas informáticos que utiliza
- Familiarizarse con las políticas organizativas aplicables y proponer revisiones cuando sea necesario.
- Mantener un entorno de trabajo profesional e integrador para todos
- Estar preparado para las emergencias y asegurarse de que los compañeros reciben formación sobre las mejores prácticas de respuesta a las crisis.
- Comunique a su supervisor que desea asumir responsabilidades adicionales y que está dispuesto a recibir la formación complementaria que sea necesaria.
- Lleva siempre un registro de tus logros y contribuciones.
- Pregunte si hay conocimientos especializados o sistemas que pueda aprender y que puedan beneficiar a la organización.
- Hazles saber que estás dispuesto a hacer la formación, sobre todo si la empresa puede sufragar los gastos de la matrícula.
- Participar en organizaciones profesionales como el Institute of Certified Records Managers o la International Facility Management Association.
- Ten en cuenta que, si trabajas como director de oficina, es posible que tu empresa no te ofrezca la posibilidad de ascender más allá de ese puesto si se trata de una organización pequeña. Puede que consigas un aumento, pero para "ascender" tendrás que solicitar un puesto en una organización más grande.
Los directores de oficina son expertos en todo tipo de tareas. En organizaciones muy grandes, puede haber personas especializadas en cada una de estas funciones, en lugar de una persona que lo haga todo. Si te interesa una carrera más especializada, considera las siguientes opciones.
- Contable
- Director de Compensación y Beneficios
- Especialista en contratos
- Estimación de costes
- Asistente ejecutiva
- Director de instalaciones
- Director de Recursos Humanos
- Especialista en relaciones laborales
- Analista de gestión
- Organizadora de reuniones, convenciones y eventos
- Paralegal
- Administrador de Educación Postsecundaria
- Administrador de fincas, bienes inmuebles y comunidades de propietarios
- Jefes de compras, compradores y agentes de compras
- Gestor de registros
- Especialista en formación y desarrollo
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