Analista de compras

Horario de trabajo

• Los analistas de compras suelen trabajar a jornada completa, con la posibilidad de hacer horas extraordinarias en función de las necesidades de la empresa. Las tendencias de compra y los días festivos pueden influir en la actividad de una empresa, lo que a su vez influye en la actividad de sus analistas y gestores de compras. 

Tareas típicas

• Prever las próximas necesidades de aprovisionamiento de la empresa; elaborar planes para satisfacer las necesidades y alcanzar los objetivos.
• Crear y publicar Solicitudes de presupuesto, Solicitudes de propuestasy Solicitudes de información
• Revisar envíos y catálogos
• Asistir a ferias y eventos para estar al tanto de los nuevos productos y servicios del mercado.
• Elaborar listas de posibles proveedores y vendedores (los proveedores son los que venden directamente; los vendedores son terceros).
• Mantener la competencia técnica y la comprensión de los productos o servicios pertinentes que se estén estudiando.
• Realizar evaluaciones imparciales de las ofertas de proveedores y vendedores y de los riesgos de hacer negocios. 
• Comparar ofertas, presupuestos, precios, distinciones, ventajas y desventajas entre posibles proveedores y vendedores.
• Organizar reuniones con posibles socios; programar entrevistas y visitas sobre el terreno.
• Realizar visitas y recorridos por fábricas y centros de distribución para evaluar la idoneidad, fiabilidad y eficiencia de los socios potenciales. 
• Comprobar la calidad de los productos y servicios 
• Garantizar que las prácticas de los proveedores se ajustan a los valores de la marca del empleador. 
• Generar informes de costes para ayudar a los gestores a tomar decisiones de compra con conocimiento de causa. 
• Tomar decisiones imparciales, objetivas y discretas sobre a qué proveedores y vendedores comprar.
• Negociar precios justos con proveedores y vendedores; llegar a acuerdos y redactar contratos para su revisión y firma.
• Garantizar el cumplimiento de las directrices y leyes aplicables
• Trabajar con los equipos jurídicos, los puntos de contacto de fabricación y los responsables de la cadena de suministro.
• Utilice Sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos para mantener los registros seguros y organizados
• Evaluar el rendimiento de los proveedores/vendedores
• Revisar los contratos cuando llegue el momento de renovarlos 

Responsabilidades adicionales

• Buscar formas de reducir costes y agilizar los acuerdos 
• Estudiar los registros de ventas y seguir la evolución de los precios
• Revisión de facturas/órdenes de compra para detectar errores
• Analizar las tendencias y los posibles riesgos de la cadena de suministro; idear planes de reserva 
• Utilizar principios de abastecimiento estratégico
• Enlace entre la empresa y sus proveedores y vendedores; establecimiento de relaciones y gestión de relaciones a largo plazo.
• Realizar la gestión de inventario para garantizar que los artículos se almacenan según sea necesario.

Habilidades blandas

• Escucha activa
• Pensamiento analítico
• Colaboración 
• Decisividad
• Orientado al detalle
• Frugalidad 
• Imparcialidad 
• Independencia
• Integridad
• Intuición
• Liderazgo 
• Objetividad
• Paciencia
• Persistencia 
• Persuasión 
• Habilidades para resolver problemas
• Gran capacidad de comunicación
• Trabajo en equipo

Habilidades técnicas

• Software de presupuestación y análisis financiero
• Gestión de las relaciones con los clientes 
• Herramientas de información de bases de datos 
• Herramientas de planificación de recursos empresariales como SAP y JDE
• Perspicacia financiera
• Software de gestión de inventarios
• Lenguaje jurídico contractual
• Software de planificación de necesidades de materiales/logística y cadena de suministro - Gestión de la cadena de suministro Infor Lawson
• Software de contratación (también conocido como RFQ o software de gestión de compras)
• Programas de gestión de proyectos como Oracle Primavera P6 Enterprise Gestión de Proyectos de Cartera
• Hojas de cálculo
• Comprensión de las tecnologías relacionadas con los productos o servicios que se adquieren

• Fabricación
• Comercio al por mayor
• Organismos gubernamentales
• Empresas privadas 
• Comercio minorista

Muchas empresas otorgan a sus analistas de compras mucha confianza e independencia, confiando en que velen por los intereses de su empleador. Los analistas deben investigar con diligencia para asegurarse de que encuentran los mejores socios potenciales con los que hacer negocios. Cambiar de proveedores y vendedores puede suponer una gran molestia, por lo que siempre es importante intentar hacerlo bien a la primera, y luego consolidar esas relaciones. 

Dicho esto, cuando surgen problemas, los analistas tienen que ser objetivos y considerar lo que es correcto para las necesidades a largo plazo de su empresa. Deben mantener lazos que sean mutuamente beneficiosos, pero romper y seguir adelante si una relación con un proveedor o vendedor no funciona. 

A menudo surgen problemas como que los vendedores no cumplan su parte del contrato o que los productos o servicios dejen de ser rentables. Cuanto más tiempo llevan haciendo negocios juntos una empresa y un proveedor, más difícil es tomar la decisión y poner fin a la relación. más difícil es tomar la decisión y poner fin a la relación. Cuando llega el momento de terminar un contratolos analistas deben saber cómo manejarlo profesionalmente sin quemar puentes.

Puede que los procesos de contratación no evolucionen rápidamente, pero sí cambian con el tiempo. Una de las grandes tendencias que afectan a este campo es la creciente dependencia de la digitalización y la automatización, que contribuyen a mejorar la eficiencia y reducir los costes. Del mismo modo, las empresas se centran más que nunca en mantenerse flexibles, ágiles y resistentes ante acontecimientos inesperados. Los analistas de compras dependerán cada vez más de los datos y los análisis para tomar decisiones o asesorar sobre ellas. Mientras tanto, a medida que la escasez de suministros y las interrupciones en el transporte siguen creando desafíos, las empresas hacen todo lo posible para fortalecer las relaciones con los proveedores, al tiempo que añaden diversidad para mitigar el riesgo.

Los Analistas de Adquisiciones deben investigar y analizar datos y estadísticas, lo que significa que son bastante organizados, metódicos y pacientes. Estos rasgos pueden haberse desarrollado durante ciertas actividades de la infancia o ser simplemente cualidades personales inherentes. En su juventud, los analistas pueden haber sentido mucha curiosidad por las cosas y haber disfrutado leyendo, jugando, resolviendo puzzles o viendo vídeos de instrucciones. También suelen mostrar grandes habilidades interpersonales y pueden haber crecido en familias numerosas o haber participado en actividades escolares en las que ayudaban a planificar y organizar eventos.