Focos de atención
Empleado especializado, Recepcionista de recepción, Recepcionista, Representante de atención al socio, Auxiliar de oficina, Recepcionista, Programador
Los recepcionistas realizan tareas como contestar al teléfono, recibir visitas y facilitar información sobre su organización al público.
Los recepcionistas suelen hacer lo siguiente:
- Contestar al teléfono y tomar mensajes o desviar llamadas
- Programar y confirmar citas y mantener calendarios
- Saludar a clientes y otros visitantes
- Registrar a los visitantes y dirigirlos o acompañarlos a sus destinos
- Informar a otros empleados de las llegadas o cancelaciones de visitantes.
- Introducir información sobre los clientes en la base de datos de la organización
- Copiar, archivar y mantener documentos en papel o electrónicos.
- Gestionar la correspondencia entrante y saliente
Los recepcionistas suelen ser los primeros empleados de una organización que tienen contacto con un cliente. Son responsables de causar una buena primera impresión de la organización.
Las responsabilidades específicas de los recepcionistas varían según el empleador. Por ejemplo, los recepcionistas de hospitales y consultas médicas pueden recoger información personal de los pacientes y dirigirlos a la sala de espera. Algunos se encargan de la facturación y los pagos a las aseguradoras.
En las grandes empresas y oficinas gubernamentales, los recepcionistas pueden desempeñar una función de seguridad. Por ejemplo, pueden controlar el acceso a la organización expidiendo pases de visitante y acompañando a los visitantes a su destino.
Los recepcionistas utilizan teléfonos, ordenadores y otros equipos de oficina, como destructoras e impresoras.
Capacidad de comunicación. Los recepcionistas deben hablar y escribir con claridad al facilitar información y mantener correspondencia con los clientes.
Conocimientos informáticos. Los recepcionistas deben ser expertos en el uso de ordenadores.
Habilidades de atención al cliente. Los recepcionistas representan a la organización, por lo que deben ser corteses, profesionales y serviciales con los clientes y el público.
Integridad. Los recepcionistas pueden manejar datos confidenciales, sobre todo en consultas médicas y jurídicas. Deben ser dignos de confianza y proteger la intimidad de los clientes.
Habilidades interpersonales. Los recepcionistas deben sentirse cómodos interactuando con la gente en distintos tipos de situaciones.
Capacidad de organización. Los recepcionistas toman mensajes, programan citas y mantienen los archivos de los empleados. Necesitan buenas dotes organizativas para gestionar sus diversas responsabilidades.
- Asistencia sanitaria y social
- Servicios profesionales, científicos y técnicos
- Servicios de atención personal
- Servicios administrativos y de apoyo
- Organizaciones religiosas, de subvenciones, cívicas, profesionales y similares
Los recepcionistas suelen necesitar un título de bachillerato o equivalente, y las empresas pueden preferir contratar a candidatos que tengan experiencia con determinados programas informáticos. El dominio de las aplicaciones de procesamiento de textos y hojas de cálculo puede ser especialmente útil.
La mayoría de los recepcionistas reciben una breve formación en el puesto de trabajo, que suele durar entre unos días y un mes. La formación suele incluir procedimientos para recibir a los visitantes, contestar al teléfono y utilizar el ordenador.
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